Các khoản theo tháng như tiền ăn, giữ trẻ ngoài giờ, xe đưa đón và lớp năng khiếu thường được tính theo phần bé đã thật sự dùng, nên đây là nhóm dễ được trả lại hoặc trừ nhất khi chuyển trường. Tiền ăn những ngày bé không đến lớp, chiều xe chưa đi, buổi năng khiếu chưa học là phần ba mẹ có thể đề nghị tính lại, miễn là báo đúng người, đúng lúc.
Cái khó không nằm ở cách tính mà ở chỗ mỗi khoản do một người khác nhau quản: bếp và kế toán giữ tiền ăn, nhà xe có khi là một đơn vị riêng, lớp năng khiếu có khi do trung tâm bên ngoài dạy, còn quỹ lớp nằm trong tay ban đại diện phụ huynh. Báo nhầm người là khoản đó cứ thế bị tính tiếp.
Vì sao khoản theo tháng dễ tính hơn học phí?
Học phí trả cho cả một gói giáo dục: giáo viên, lớp học, chương trình, những thứ trường phải chuẩn bị trước dù bé có mặt hay không. Vì vậy trường thường tính học phí theo tháng tròn hoặc theo kỳ. Ngược lại, tiền ăn trả cho từng bữa, xe đưa đón trả cho từng chuyến, lớp năng khiếu trả cho từng buổi. Phần bé không dùng thì trường cũng không phải chi, nên việc trả lại phần chưa dùng có cơ sở rõ hơn nhiều.
Một lý do khác khiến nhóm khoản này dễ xử lý: số liệu nằm sẵn trong sổ của trường. Bếp có danh sách suất ăn hằng ngày, cô có sổ điểm danh, nhà xe có danh sách đón trả. Ba mẹ không phải chứng minh điều gì, chỉ cần đề nghị trường đối chiếu đúng các ngày sau ngày học cuối của bé.
Tất nhiên cũng có ngoại lệ. Có trường thu tiền ăn trọn gói theo tháng, không trừ ngày vắng, để đơn giản hoá việc đặt thực phẩm. Có nhà xe tính trọn tháng vì đã giữ ghế cho bé. Có lớp năng khiếu bán theo khoá, không theo buổi. Ba mẹ cần biết khoản của con thuộc kiểu nào trước khi đề nghị.
Ở trường công lập, tiền ăn và các khoản dịch vụ phục vụ bán trú thu theo hướng dẫn của địa phương, và việc thoái trả phần bé không ăn thường đã có quy trình. Ba mẹ hỏi giáo viên chủ nhiệm hoặc kế toán về cách trường đang làm, kèm ngày học cuối của bé.
Tiền ăn: chốt suất, báo vắng và phần dư
Hỏi trường tính tiền ăn theo cách nào. Theo ngày có mặt, theo số ngày học trong tháng có trừ ngày vắng báo trước, hay trọn gói không trừ. Câu trả lời quyết định phần được trả lại khi bé rời đi giữa tháng.
Báo vắng đúng cách cho những ngày sau ngày học cuối. Nhiều trường chốt suất ăn với bếp từ chiều hôm trước hoặc sáng sớm. Dù đã nộp đơn thôi học, ba mẹ vẫn nên báo vắng theo kênh trường quy định cho các ngày còn lại của tháng, để bếp không nấu suất của bé và kế toán có căn cứ trừ.
Tiền ăn dư của các tháng trước. Có trường cộng dồn ngày vắng của tháng này để trừ vào tháng sau. Khi bé rời trường, phần dư cuối cùng không còn tháng sau để trừ, nên cần được hoàn bằng tiền. Ba mẹ hỏi riêng khoản này, vì nó hay bị quên.
Bữa phụ, sữa, bữa sáng. Một số trường thu riêng bữa sáng, sữa hoặc bữa phụ buổi chiều. Mỗi khoản có thể có cách tính khác, nên liệt kê đủ khi đối chiếu. Bé dị ứng hoặc ăn chế độ riêng có khi được tính khoản khác nữa, ba mẹ hỏi thêm cho đủ.
Giữ trẻ ngoài giờ, ngủ trưa, thứ bảy
Gia đình đi làm thường đăng ký thêm các khoản quanh giờ học chính: nhận bé sớm trước giờ vào lớp, trông bé sau giờ tan, lớp thứ bảy, hoặc ngủ trưa ở trường với trường có phân biệt bán trú và học nửa ngày. Những khoản này thường thu theo tháng hoặc theo lượt.
Khoản thu theo lượt là dễ nhất: chỉ tính các lượt đã dùng. Khoản thu theo tháng thì giống học phí, phụ thuộc mốc báo nghỉ và cách trường tính tháng dở dang. Ba mẹ nên kiểm xem trong tháng cuối bé có thật sự dùng các dịch vụ này không; nhiều gia đình trong tuần cuối đã tự đón bé sớm hoặc cho bé nghỉ thứ bảy để chuẩn bị sang trường mới, nhưng quên báo nên vẫn bị tính.
Với gia đình chuyển nhà mà bé vẫn học trường cũ thêm vài tuần, quãng đường xa hơn có khi khiến ba mẹ phải đăng ký thêm giữ trẻ ngoài giờ cho kịp đón. Nên tính khoản này vào kế hoạch tháng chuyển, vì nó phát sinh đúng lúc gia đình đang có nhiều khoản khác.
Một chi tiết hay bị bỏ qua: phí đón muộn phát sinh theo lượt, tính vào cuối tháng. Khi nhận bảng tính cuối cùng, ba mẹ có thể thấy một vài dòng phí đón muộn của những ngày bận rộn trước khi chuyển. Đó là khoản hợp lệ nếu trường đã thông báo mức thu, và ba mẹ nên thanh toán gọn để khép hồ sơ.
Xe đưa đón: trường tự tổ chức hay đơn vị riêng?
Xe đưa đón mầm non có hai kiểu tổ chức. Kiểu thứ nhất, trường tự có xe, tài xế và cô đi kèm, thu tiền xe cùng học phí. Kiểu thứ hai, trường giới thiệu một đơn vị vận chuyển, gia đình ký hoặc đăng ký trực tiếp với đơn vị đó, đôi khi vẫn đóng qua trường. Khi bé chuyển trường, người cần báo là bên đang thực sự chạy xe.
Tiền xe thường thu theo tháng, có khi phân biệt một chiều và hai chiều. Ba mẹ báo ngày cuối bé đi xe, hỏi cách tính cho tháng cuối và phần đã đóng trước nếu có. Nếu tiền xe đóng theo kỳ cùng học phí, phần xe của các tháng chưa đi là phần hợp lý để đề nghị hoàn, vì đơn vị xe có thể xếp bé khác vào ghế đó.
Khi chuyển nhà trong thành phố, có gia đình vẫn cho bé học trường cũ thêm một thời gian nhưng không còn đi xe vì nhà mới ngoài tuyến. Trường hợp này nên tách rõ: dừng xe từ ngày nào, học đến ngày nào, để hai khoản không bị tính lẫn.
Đừng quên chuyện an toàn trong những ngày chuyển tiếp: báo cô đi xe và tài xế ngày cuối cùng bé đi, ai sẽ đón bé những ngày sau đó, để không có buổi chiều nào bé bị chờ ở điểm đón cũ mà không có người nhận.
Khoản nào, ai thu, báo ai?
Bảng sau giúp ba mẹ gửi đúng câu hỏi tới đúng người. Ở từng trường, vai trò có thể khác, nhưng cấu trúc thường tương tự:
| Khoản | Thường do ai thu và quản | Ba mẹ báo và hỏi ai |
|---|---|---|
| Tiền ăn, bữa phụ, sữa | Kế toán trường, theo dữ liệu suất ăn của bếp | Kế toán, kèm báo vắng theo kênh của trường |
| Giữ trẻ ngoài giờ, thứ bảy | Kế toán trường | Kế toán và cô phụ trách ca |
| Xe đưa đón | Trường hoặc đơn vị vận chuyển riêng | Bên đang chạy xe; báo cả cô đi xe |
| Lớp năng khiếu do giáo viên trường dạy | Kế toán trường | Kế toán |
| Lớp năng khiếu do trung tâm ngoài dạy | Trung tâm, có khi thu hộ qua trường | Trung tâm, theo hợp đồng hoặc phiếu đăng ký riêng |
| Quỹ lớp, quỹ hội phụ huynh | Ban đại diện phụ huynh | Trưởng ban hoặc thủ quỹ |
| Dã ngoại, sự kiện đã đóng | Trường hoặc đơn vị tổ chức | Người thông báo thu khoản đó |
Gửi một tin nhắn tổng cho kế toán, rồi tách thêm tin cho nhà xe, trung tâm năng khiếu và ban đại diện phụ huynh nếu những bên này độc lập. Ghi rõ ngày học cuối trong mọi tin để tất cả tính cùng một mốc.
Kiểm bảng tính cuối của các khoản theo tháng
Khi kế toán gửi bảng tính cuối, các khoản theo tháng thường nằm lẫn trong nhiều dòng. Ba mẹ kiểm theo thứ tự sau để không sót và không tính trùng:
- Đặt bảng của trường cạnh danh sách các khoản gia đình đã đóng cho tháng cuối và các tháng trước còn dư.
- Đếm số ngày bé thật sự đi học trong tháng cuối, dựa trên lịch của gia đình và tin nhắn báo vắng.
- So số ngày tính tiền ăn trên bảng với số ngày bé có mặt; hỏi lại nếu lệch.
- Kiểm các dòng giữ trẻ ngoài giờ, thứ bảy, đón muộn theo lượt — đối chiếu với những ngày gia đình nhớ đã dùng.
- Xem tiền xe được tính đến ngày nào, khớp với ngày cuối bé đi xe hay chưa.
- Kiểm các khoản năng khiếu thu hộ: đã tách riêng, hay đang chờ trung tâm xác nhận.
- Cộng lại phần được hoàn hoặc trừ, so với con số trường ghi ở dòng cuối.
Phần lớn chênh lệch nằm ở số ngày: một ngày nghỉ lễ, một ngày bé ốm chưa báo kịp, một ngày đón muộn. Hỏi lại đúng dòng, đúng ngày, kế toán thường kiểm và sửa nhanh. Nếu chênh lệch nhỏ và đã hỏi mà vẫn khác nhau vì cách tính, ba mẹ cân nhắc chấp nhận để khép hồ sơ cho gọn.
Nhớ hỏi luôn các khoản thu hộ đã nộp cho bên thứ ba: nếu trường đã chuyển tiền cho trung tâm năng khiếu hoặc nhà xe, phần hoàn sẽ phải đi qua bên đó, và thời gian nhận lại có thể lâu hơn phần do trường giữ.
Lớp năng khiếu, ngoại khoá và quỹ lớp
Lớp vẽ, múa, võ, bơi, nhạc, kỹ năng trong giờ hoặc sau giờ học thường bán theo khoá hoặc theo tháng. Nếu do trung tâm bên ngoài dạy, quan hệ hợp đồng là giữa gia đình và trung tâm, dù tiền có thể thu hộ qua trường. Ba mẹ đọc phiếu đăng ký của khoá đó, hỏi về buổi chưa học, học bù, bảo lưu. Một số trung tâm có lớp ở nhiều nơi, nên hỏi xem bé có thể học tiếp ở cơ sở khác gần nhà mới không — đôi khi đây là phương án tốt hơn đòi hoàn.
Các chuyến dã ngoại, lễ hội đã đóng tiền trước mà bé không còn tham gia thì tuỳ khoản đã chi hay chưa. Vé, xe, đồ ăn đã đặt theo danh sách thì khó trả lại; khoản chưa chi thì đề nghị được.
Quỹ lớp và quỹ hội phụ huynh thuộc quyền quản lý của ban đại diện, không phải của trường. Phần lớn quỹ này đã chi cho hoạt động chung của lớp — quà sinh nhật, quà lễ, đồ dùng chung. Việc đòi lại phần quỹ thường không cần thiết và dễ làm không khí với các phụ huynh khác trở nên nặng nề. Nếu quỹ còn dư nhiều và ban đại diện chủ động đề nghị trả lại, gia đình nhận và cảm ơn; nếu không, coi như đóng góp cho lớp của con trong thời gian qua.
Nếu ba mẹ đang tìm trường mới ở khu Quận 12 cũ, chương trình Sang Ngang Mầm Non của Global Star School có bốn campus để chọn gần nơi ở và lịch đưa đón, học phí giữ như trường cũ sau khi nhà trường đối chiếu. Thông tin tư vấn có ở trang chủ.
Câu hỏi thường gặp
Tiền ăn đóng trọn tháng mà con nghỉ giữa tháng thì có được trả lại không?
Phần lớn trường tính tiền ăn theo ngày có mặt hoặc trừ ngày vắng có báo trước, nên phần chưa ăn thường được trả lại. Nếu trường thu trọn gói không trừ, ba mẹ vẫn có thể đề nghị, nhất là khi báo sớm để bếp không nấu suất của bé.
Đã nộp đơn thôi học rồi có cần báo vắng nữa không?
Nên báo. Đơn thôi học đi qua văn phòng và kế toán, còn suất ăn do bếp chốt hằng ngày. Báo vắng theo kênh trường quy định giúp bếp không nấu suất của bé và kế toán có căn cứ trừ tiền ăn những ngày đó.
Xe đưa đón đóng theo kỳ thì phần tháng chưa đi có được hoàn không?
Thường có thể đề nghị, vì đơn vị xe có thể xếp bé khác vào chỗ đó. Ba mẹ báo bên đang chạy xe, ghi rõ ngày cuối bé đi xe, và hỏi cách tính theo điều khoản đã đăng ký.
Lớp năng khiếu do trung tâm bên ngoài dạy thì hỏi trường hay hỏi trung tâm?
Hỏi trung tâm, vì hợp đồng của khoá học là giữa gia đình và trung tâm, dù tiền có thể thu hộ qua trường. Hỏi thêm về bảo lưu hoặc học tiếp ở cơ sở khác của trung tâm nếu có.
Có nên đòi lại tiền quỹ lớp khi con chuyển trường không?
Thường không cần. Quỹ lớp do ban đại diện phụ huynh quản lý và phần lớn đã chi cho hoạt động chung. Nếu ban đại diện chủ động trả lại phần dư, gia đình nhận và cảm ơn; nếu không, coi như đóng góp cho lớp.
Phí đón muộn phát sinh trong tháng cuối có phải trả không?
Nếu trường đã thông báo mức thu đón muộn từ trước, đây là khoản hợp lệ theo lượt đã dùng. Ba mẹ kiểm số lượt trên bảng tính, thanh toán gọn để khép hồ sơ và nhận lại giấy tờ của con.