Số định danh cá nhân của bé là dãy mười hai chữ số được cấp khi đăng ký khai sinh, thường ghi ngay trên giấy khai sinh; thông tin cư trú của bé và gia đình nằm trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Khi nộp hồ sơ mầm non, trường hoặc phường, xã tra thông tin qua số định danh, hoặc đề nghị ba mẹ xuất trình trên ứng dụng VNeID hay giấy xác nhận thông tin về cư trú.
Từ ngày 1/1/2023, sổ hộ khẩu và sổ tạm trú giấy không còn được dùng làm giấy tờ chứng minh cư trú theo Luật Cư trú năm 2020. Nhiều ba mẹ vẫn quen câu "nộp photo hộ khẩu" và lúng túng khi trường hỏi "thông tin cư trú". Thêm vào đó, sau khi sắp xếp đơn vị hành chính từ tháng 7/2025, tên phường, xã của nhiều gia đình đã đổi, cấp quận, huyện không còn. Bài này giúp ba mẹ gom đúng thông tin và khai cho khớp.
Các quy định về cư trú và định danh điện tử còn được điều chỉnh; trước khi làm, ba mẹ nên kiểm hướng dẫn hiện hành của công an phường, xã và thông báo tuyển sinh của trường.
Số định danh của bé: lấy ở đâu, dùng làm gì
Trẻ đăng ký khai sinh từ khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư vận hành đều được cấp số định danh cá nhân ngay khi đăng ký khai sinh. Số này thường được ghi trên giấy khai sinh, ở dòng số định danh cá nhân. Với trẻ khai sinh sớm hơn, số định danh vẫn được cấp khi dữ liệu dân cư được thu thập; ba mẹ có thể xem trong tài khoản định danh điện tử của mình nếu đã khai báo con là người phụ thuộc, hoặc hỏi công an phường, xã nơi cư trú.
Trong hồ sơ mầm non, số định danh được dùng để nhập bé vào hệ thống quản lý của ngành giáo dục, tránh trùng lặp khi bé chuyển trường, và để tra thông tin cư trú khi cần xét tuyển. Ba mẹ nên chép số định danh của bé, của cha và của mẹ ra một chỗ dễ tìm. Khi điền phiếu ở trường mới, chỉ một số sai cũng có thể làm hệ thống không tìm thấy bé.
Theo Luật Căn cước năm 2023, có hiệu lực từ 1/7/2024, trẻ dưới mười bốn tuổi được cấp thẻ căn cước khi có nhu cầu, không bắt buộc. Với việc đi học mầm non, thẻ này thường không cần; số định danh trên giấy khai sinh và dữ liệu dân cư là đủ. Ba mẹ không cần làm thẻ cho con chỉ để chuyển trường, trừ khi trường hoặc địa phương có hướng dẫn riêng.
Chứng minh cư trú khi không còn sổ hộ khẩu: các cách thường dùng
Tuỳ trường và địa phương, thông tin cư trú có thể được xác minh theo một trong các cách dưới đây. Ba mẹ hỏi trường cách nào được chấp nhận trước khi đi làm giấy:
| Cách | Ba mẹ làm gì | Khi nào hay dùng |
|---|---|---|
| Trường hoặc phường, xã tra trực tiếp | Cung cấp đúng số định danh của bé và cha mẹ | Khi trường được kết nối khai thác dữ liệu dân cư |
| Xuất trình trên VNeID | Mở ứng dụng, cho xem thông tin cư trú của mình và của con | Khi trường kiểm trực tiếp lúc nhận hồ sơ |
| Giấy xác nhận thông tin về cư trú | Đề nghị công an phường, xã cấp, trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công | Khi trường cần bản giấy lưu hồ sơ |
| Thông báo kết quả đăng ký cư trú | Dùng thông báo nhận được khi đăng ký thường trú, tạm trú | Khi gia đình vừa đăng ký nơi ở mới |
Giấy xác nhận thông tin về cư trú thường được gọi theo số mẫu CT07 trong hệ thống biểu mẫu của ngành công an. Tên và số mẫu có thể thay đổi theo văn bản mới, nên ba mẹ cứ nói rõ "giấy xác nhận thông tin cư trú để nộp hồ sơ cho con đi học" khi đề nghị cấp.
Thường trú, tạm trú và chuyện tuyển sinh theo địa bàn
Ở trường mầm non công lập, thông tin cư trú thường gắn với việc xét tuyển theo địa bàn. Hướng dẫn tuyển sinh của mỗi địa phương quy định cách ưu tiên: trẻ thường trú trên địa bàn, trẻ tạm trú, trẻ có cha mẹ làm việc trên địa bàn, và các trường hợp khác. Thứ tự và cách xét cụ thể thay đổi theo từng năm, ba mẹ cần đọc thông báo tuyển sinh năm hiện hành của UBND phường, xã nơi trường đặt trụ sở.
Điều ba mẹ chủ động được là bảo đảm thông tin cư trú của con phản ánh đúng nơi gia đình đang sống. Gia đình thuê nhà nên đăng ký tạm trú cho cả bé, không chỉ người lớn. Gia đình vừa mua nhà, chuyển về ở nên làm thủ tục đăng ký thường trú hoặc tạm trú ở nơi mới càng sớm càng tốt, vì một số nơi xét theo thời gian đã cư trú.
Trường tư thục thường không xét theo địa bàn, nhưng thông tin cư trú vẫn được ghi trong hợp đồng và hồ sơ. Ghi đúng giúp trường liên lạc, tính tuyến đưa đón và, khi cần, phối hợp với y tế địa phương trong mùa dịch bệnh. Việc chuyển cư trú khi đổi chỗ ở được bàn kỹ hơn trong chuyên mục chuyển nhà, chuyển tỉnh của trang.
Khai địa chỉ sau sắp xếp đơn vị hành chính 7/2025
Bỏ cấp quận, huyện khỏi địa chỉ. Từ tháng 7/2025, chính quyền địa phương còn hai cấp: tỉnh, thành phố và phường, xã. Địa chỉ trong hồ sơ nên ghi số nhà, đường, phường hoặc xã, tỉnh hoặc thành phố. Ví dụ cấu trúc: số nhà, tên đường, phường (tên mới), Thành phố Hồ Chí Minh.
Kiểm tên phường, xã mới của nhà mình. Nhiều phường cũ đã nhập lại thành phường mới mang tên khác. Mở VNeID xem địa chỉ cư trú đã được cập nhật thế nào, ghi đúng như vậy để các giấy tờ khớp nhau.
Giấy tờ cũ vẫn ghi địa chỉ cũ. Giấy khai sinh, sổ tiêm làm trước 7/2025 ghi tên quận, phường cũ là bình thường, không cần làm lại chỉ vì đổi tên đơn vị hành chính. Khi điền phiếu mới thì dùng tên mới. Nhà ở trong hẻm thì ghi đủ số hẻm, số ngách giống như trên VNeID, vì đây cũng là địa chỉ trường dùng khi cần gửi giấy tờ hay cử người đến nhà trong trường hợp khẩn cấp.
Trường công lập nhận theo phân tuyến mới. Sau sắp xếp, phân tuyến tuyển sinh có thể khác trước. Một con đường trước thuộc phường này nay có thể thuộc phường khác. Hỏi trường hoặc phường, xã trước, đừng dựa vào ranh giới cũ.
Ghi thêm tên cũ khi cần cho dễ hiểu. Trong ghi chú gửi cô hay địa chỉ đưa đón, có thể ghi thêm tên khu vực cũ trong ngoặc để người quen đường dễ hình dung, nhưng phần địa chỉ chính vẫn theo tên mới.
Chuẩn bị phần định danh và cư trú trong một buổi tối
Phần này nghe nhiều thuật ngữ nhưng làm thực tế khá nhanh nếu theo thứ tự:
- Mở giấy khai sinh của bé, tìm và chép số định danh cá nhân.
- Mở VNeID của cha hoặc mẹ, kiểm mục thông tin cư trú và mục người phụ thuộc hoặc thành viên hộ, xem bé đã hiện đúng chưa.
- Đối chiếu họ tên, ngày sinh của bé trên VNeID với giấy khai sinh; lệch thì ghi chú để hỏi công an phường, xã.
- Xem địa chỉ cư trú đã là tên phường, xã mới chưa; nếu gia đình đã chuyển nhà mà chưa đăng ký, lên kế hoạch làm ngay.
- Hỏi trường mới: trường tra trực tiếp, xem trên VNeID hay cần giấy xác nhận thông tin cư trú.
- Nếu cần giấy, đề nghị cấp qua cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp tại công an phường, xã; hỏi thời gian trả kết quả.
- Ghi tất cả vào trang tóm tắt hồ sơ để mang theo ngày nộp.
Nếu gặp vướng mắc về dữ liệu như bé chưa có trong hộ, sai ngày sinh hay chưa được cấp số định danh, nơi giải quyết là công an phường, xã nơi cư trú, không phải trường học. Làm sớm để không ảnh hưởng ngày nộp hồ sơ.
Ba mẹ cũng nên giữ an toàn cho tài khoản VNeID của mình: không đưa mật khẩu cho người lạ tự xưng là nhân viên trường hay cán bộ hỗ trợ, không bấm vào đường dẫn lạ gửi qua tin nhắn để "cập nhật hồ sơ tuyển sinh". Trường cần xem thông tin thì ba mẹ tự mở ứng dụng cho xem trực tiếp, hoặc nộp giấy xác nhận, không cần chia sẻ tài khoản.
Sai lệch dữ liệu hay gặp và nơi sửa
Tên bé trên VNeID khác giấy khai sinh. Thường do nhập liệu thiếu dấu, thiếu tên đệm. Giấy khai sinh là căn cứ gốc; ba mẹ mang bản chính đến công an phường, xã nơi cư trú để đề nghị điều chỉnh dữ liệu dân cư.
Bé chưa hiện trong hộ hoặc chưa có nơi cư trú. Hay gặp khi đăng ký khai sinh ở một nơi, cả nhà sống ở nơi khác. Làm thủ tục đăng ký cư trú cho bé ở nơi đang sống, tại công an phường, xã hoặc qua cổng dịch vụ công.
Ngày sinh lệch giữa các giấy. Sổ tiêm hoặc giấy ra viện đôi khi ghi khác giấy khai sinh vài ngày. Trường xếp lớp theo giấy khai sinh; ba mẹ ghi chú với trường mới và nhờ cơ sở y tế điều chỉnh sổ tiêm khi có dịp.
Địa chỉ cư trú chưa cập nhật tên mới. Dữ liệu có thể đã được cơ quan chức năng chuyển đổi tự động sau sắp xếp. Nếu thấy chưa đúng, hỏi công an phường, xã; trong lúc chờ, cứ khai theo tên mới và ghi chú cho trường.
Số định danh của cha hoặc mẹ ghi sai trong hồ sơ trường cũ. Lỗi gõ nhầm này hay theo bé sang trường mới nếu ba mẹ chép lại từ giấy cũ. Lấy số từ thẻ căn cước hoặc VNeID, không lấy từ phiếu cũ.
Những trường hợp đặc biệt hay gặp
Bé sinh ở nước ngoài và vừa về Việt Nam: trước hết cần ghi chú khai sinh hoặc đăng ký khai sinh theo quy định về hộ tịch có yếu tố nước ngoài, sau đó mới có số định danh và đăng ký cư trú. Quá trình này có thể mất thời gian, ba mẹ nên hỏi trường mới có cho bé học trước trong lúc chờ không, và bổ sung giấy tờ khi có.
Cha mẹ ở hai nơi khác nhau, bé sống với ông bà: thông tin cư trú của bé có thể ở nơi khác với nơi cha mẹ làm việc. Hỏi trường cách xử lý, vì quy định ưu tiên mỗi địa phương một khác. Người đưa đón hằng ngày là ông bà thì cần thêm giấy uỷ quyền đưa đón ở trường mới.
Gia đình đang chờ làm thủ tục cư trú ở nơi mới: báo trước với trường, nộp kèm giấy tờ chứng minh đang làm thủ tục nếu có, và bổ sung ngay khi có kết quả. Đa số trường linh hoạt khi ba mẹ minh bạch từ đầu. Gia đình đang sống hoặc sắp chuyển về khu Quận 12 cũ của TP.HCM có thể tìm hiểu chương trình Sang Ngang Mầm Non của Global Star School, tiếp nhận hồ sơ chuyển trường tại bốn cơ sở Hiệp Thành, Thạnh Lộc, Hà Huy Giáp và An Phú Đông, theo số suất còn lại ở từng cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
Số định danh cá nhân của trẻ xem ở đâu?
Thường ghi trên giấy khai sinh ở dòng số định danh cá nhân. Nếu không có, ba mẹ xem trong tài khoản VNeID của mình ở mục người phụ thuộc hoặc thành viên hộ, hoặc hỏi công an phường, xã nơi cư trú.
Trẻ mầm non có cần làm thẻ căn cước không?
Không bắt buộc. Theo Luật Căn cước năm 2023, trẻ dưới mười bốn tuổi được cấp thẻ khi có nhu cầu. Hồ sơ mầm non thường chỉ cần số định danh và thông tin cư trú.
Giấy xác nhận thông tin cư trú xin ở đâu?
Ba mẹ đề nghị công an phường, xã nơi cư trú cấp, trực tiếp hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Giấy này thường được gọi theo số mẫu CT07; nên kiểm tên mẫu hiện hành khi làm.
Địa chỉ trên giấy khai sinh là quận cũ có cần làm lại không?
Không cần làm lại chỉ vì đổi tên đơn vị hành chính. Giấy cũ vẫn dùng được; khi điền phiếu mới thì ghi địa chỉ theo tên phường, xã sau sắp xếp từ tháng 7/2025.
Thuê trọ có cần đăng ký tạm trú cho con để đi học không?
Nên đăng ký tạm trú cho cả bé, không chỉ người lớn. Với trường công lập, thông tin cư trú thường liên quan tới xét tuyển theo địa bàn; với trường tư, đây là thông tin liên lạc và hợp đồng.